溜まり続ける会議の録音データや、断片的なメモの整理に頭を抱えていませんか。NotebookLMを使えば、複雑な議論の内容を瞬時に整理し、誰が読んでも分かりやすい議事録を自動で作成できます。
この記事では、音声をテキスト化してNotebookLMに読み込ませる具体的な手順から、精度の高い議事録を引き出すプロンプトの書き方までを解説します。AIを賢く使いこなして、無駄な事務作業から解放される方法を身につけましょう。
NotebookLMで議事録を作るメリット
会議が終わった後の数時間を、議事録の作成に費やすのはもうやめにしましょう。NotebookLMは、あなたが提供した資料のみを情報の源にするため、他のAIにありがちな「勝手な作り話」を防げるのが大きな強みです。正確さが求められるビジネスの現場で、信頼できる記録を素早く残したい時に、これほど心強いパートナーはいません。
1. 膨大な発言の中から重要な情報を逃さない
会議が長引くほど、誰が何を言ったのか、最終的な結論は何だったのかが曖昧になりがちです。NotebookLMは、数時間に及ぶ会議の全発言を一度に把握し、議論の核心を正確に抜き出します。
重要な決定事項や、聞き逃しがちな小さな補足事項も、AIがフラットな視点でリストアップしてくれます。人間の主観や記憶の偏りに頼らないため、公平で漏れのない記録が手に入ります。
2. 引用元をたどって発言の証拠をすぐに確認できる
AIが作成した要約に「本当にそんな発言があったのか」と不安を感じる必要はありません。NotebookLMの回答には、必ず根拠となった発言箇所へのリンクが表示されます。
番号をクリックするだけで、元の発言録がハイライト表示され、前後の文脈を即座に確認できます。事実確認の作業が数秒で終わるため、議事録の信頼性を100%保つことが可能です。
3. 複数の会議をまとめて一つのプロジェクトとして管理する
1つのノートブックには、最大50個のファイルを保存できます。週ごとの定例会議や、月単位のプロジェクト会議をすべて一箇所に集約して管理できるのが特徴です。
「先月の会議で決まったことが、今月の会議でどう進捗しているか」といった分析も容易です。点在していた情報が繋がり、プロジェクト全体の流れを可視化できるようになります。
音声をテキストデータに変換する準備
2026年時点のNotebookLMには、音声ファイルを直接アップロードして文字にする機能は搭載されていません。そのため、まずは録音データをテキスト形式に変換する「下準備」が必要です。Googleの標準的なツールやスマートフォンを活用すれば、この工程もほぼ自動化できます。
1. Google Meetの文字起こし機能を使う
オンライン会議でGoogle Meetを使用しているなら、標準の文字起こし機能を有効にするのが最も手軽です。会議終了後、自動的にGoogleドキュメントとして保存されるため、そのままNotebookLMのソースとして活用できます。
- 会議画面下の「その他（3点リーダー）」を押す
- 「文字起こしを開始」を選択する
- 終了後、ドライブに保存されたファイルを確認する
特別なツールを別途用意する必要がないため、日々の業務フローに組み込みやすいのが利点です。 ### 2. スマホの「レコーダー」アプリで録音と変換を行う
対面の会議であれば、スマートフォンのレコーダーアプリが役立ちます。最新のアプリは録音と同時に高精度な文字起こしを行い、発言者ごとの色分けまで済ませてくれるものが増えています。
文字起こしが完了したテキストデータを、Googleドライブに保存するか、テキストファイル（.txt）として書き出しましょう。移動中や現場での打ち合わせなど、PCを持ち込めない場面でも確実に記録を残せます。
3. 他の文字起こしツールからテキストを書き出す
専門的な文字起こしサービスや、他のAI音声認識ツールを使っている場合も、最終的にテキストファイルとして出力すれば問題ありません。NotebookLMは多様なテキスト形式に対応しています。
- .txt、.pdf、.mdなどの形式で保存する
- 句読点や改行が適切に入っているか軽く見る
- 余計なノイズ（足音や物音の誤認識）が多い場合は削除しておく
データの「汚れ」を事前に軽く取り除いておくことで、NotebookLMがより正確に文脈を読み取れるようになります。
テキストファイルをソースに追加する手順
準備したテキストデータを、NotebookLMという「AIの本棚」に並べていきましょう。ここで読み込ませたデータが、AIが回答を作る唯一の根拠になります。操作は数クリックで完了し、複数の資料を組み合わせることも自由自在です。
1. 新しいノートブックを作成する
まずはNotebookLMのダッシュボードにアクセスし、画面左上のプラスボタンから「新しいノートブック」を作成します。プロジェクト名や会議体名など、後から見て分かりやすい名前を付けてください。
ノートブックごとにAIの記憶は独立しています。別の案件と情報が混ざることがないため、プロジェクトごとに専用の部屋を作る感覚で整理しましょう。
2. ローカルのファイルをアップロードする
PC内に保存したテキストファイルやPDFを、ドラッグ＆ドロップで投入します。一度に複数のファイルを選択してアップロードすることも可能です。
- 「ソースを追加」から「アップロード」を選ぶ
- 準備した会議録ファイルをすべて選択する
- アップロード完了の通知を待つ
一瞬でデータが解析され、画面左側に読み込んだソースのリストが表示されます。これでAIに質問できる状態が整いました。
3. Googleドライブからドキュメントを選択する
ドライブ内に保存されているGoogleドキュメントやスライドを、直接ソースとして指定できます。ファイルをダウンロードする手間が省けるため、クラウド上での作業が中心の方には最適な方法です。
ドキュメントを更新した際も、ソースのリストから再同期を行うことで、最新の情報をAIに反映させられます。情報を一元管理することで、常に最新の決定事項に基づいた議事録作成が可能になります。
議事録作成に欠かせないプロンプトのコツ
AIに「議事録を作って」とだけ伝えると、当たり障りのない要約で終わってしまうことがあります。あなたが欲しい「使える議事録」にするためには、AIに対して明確な役割と構成を指示することが重要です。
1. AIに「優秀な書記」としての役割を与える
プロンプトの冒頭で、AIにどのような立場で文章を書いてほしいかを伝えます。役割を固定することで、ビジネスに相応しい言葉遣いや、正確な情報抽出が期待できるようになります。
あなたは10年の経験を持つ、非常に有能な会議書記です。
提供した会議ログから、客観的な事実に基づいた正確な議事録を作成してください。
あなたの私見は含めず、参加者の発言の意図を忠実に反映させるようにしてください。
2. 会議の目的や参加者の情報をあらかじめ伝える
AIは文字情報しか持っていないため、その会議が「何のための集まりか」を知ることで理解が深まります。会議の議題や、参加者の役職などをプロンプトの補足情報として添えてみましょう。
特に専門用語が多い業界の場合、用語の簡単な説明やプロジェクトの前提条件を伝えるのが有効です。AIが背景を理解することで、文脈の取り違えを未然に防ぎ、精度の高い文章が生成されます。
3. 箇条書きを使って読みやすく整える
長い文章は、後から読み返す際に要点が見えにくくなります。出力形式として「箇条書き」を指定し、一目で内容が把握できる構造を求めましょう。
回答は以下の構成で、簡潔な箇条書きにしてください。
・会議の主題
・主要な議論のポイント
・決定事項
・宿題（ToDo）
こうした指示を出すことで、スマホの狭い画面で読んでも分かりやすい、整理された議事録が手に入ります。
決定事項とToDoを抽出する具体的な指示
会議で最も重要なのは「何が決まり、次に誰が何をするか」を確認することです。NotebookLMは文脈から議論の帰結を読み取る能力が高いため、特定の項目を指定して抽出を命じましょう。
1. 誰がいつまでに何をやるか書き出す
「やるべきこと（ToDo）」の抽出には、担当者と期限をセットにするよう指示を出します。これが曖昧だと、議事録を見返した後に誰も動かないという事態を招きます。
- 担当者の名前を明記させる
- 期限（デッドライン）を特定させる
- 具体的なタスク内容を動詞で記述させる
「宿題をリストアップして」と伝えるだけで、AIが会話の中から合意に至ったタスクを拾い上げてくれます。
2. 議論されたが保留になった点を分ける
決まったことと同じくらい重要なのが、決まらなかったことです。次回の議題として持ち越された点や、反対意見があった点を明確に区別して整理させます。
「保留事項」という項目を作ることで、議論の未解決部分が可視化されます。将来的なリスクを把握したり、次回の会議の準備をスムーズに始めたりするための貴重な情報になります。
3. 次回の議題をリストアップする
会議の終盤に出た「次はこれを話そう」という発言を、次回の議題（アジェンダ）案としてまとめさせます。会議の最後にバタバタと決まったことも、AIは見逃しません。
以下に、手作業とAI作成の違いを表にまとめました。
| 項目 | 従来の手作業 | NotebookLMの活用 |
| 作成時間 | 会議時間の1.5倍から2倍 | 読み込み後、数分で完了 |
| 正確性 | 作成者の記憶や主観に左右される | 全ての発言をフラットに解析 |
| 根拠の確認 | 録音を聞き直す必要がある | 引用ボタンで原文を即座に表示 |
| 情報の統合 | 過去の経緯を遡るのが大変 | 過去の会議録も含めた一括分析 |
複数回の会議を一つにまとめる方法
プロジェクトの経緯を遡る必要がある時、NotebookLMの「複数ソースの同時参照」が威力を発揮します。過去数回分の会議録を同じノートブックに入れておくことで、AIはこれまでの流れをすべて把握した状態で回答を作ります。
1. 過去の記録をすべて同じノートブックに入れる
同じプロジェクトに関連する資料は、すべて一つのノートブックに集約しましょう。AIは最大50個のファイルを同時に見渡せるため、情報の「断絶」が起きません。
「これまでの3回の打ち合わせ内容を統合して、進捗状況を整理して」と頼めます。情報の検索にかかっていた時間をゼロにでき、一貫性のあるプロジェクト管理が可能になります。
2. 時系列に沿って進捗の変化を整理する
「最初はA案だったが、2回目の会議でB案に変更され、最終的にC案に決まった」といった変遷をAIにまとめさせます。議論の迷走や、過去に却下された理由を思い出すのに非常に役立ちます。
なぜ今の結論に至ったのか、その理由を遡ることは、新しいメンバーへの引き継ぎの際にも役立ちます。AIがタイムラインを自動で整理してくれるため、あなたは最新の状況把握だけに専念できます。
3. 以前の決定事項との矛盾を見つける
「前回の決定と、今回の発言で矛盾している点はないか？」と聞いてみてください。人間だと忘れてしまいがちな過去の合意内容を、AIは冷徹にチェックします。
後から「前はこう言ったはずだ」と揉めるリスクを、会議の場で即座に解消できます。常に一貫性のある意思決定を行うための、強力なチェック機能としてAIを活用しましょう。
引用機能を使って発言内容を確かめる
AIが作った議事録は便利ですが、時にはあなたの感覚とズレることもあるかもしれません。NotebookLMが画期的なのは、生成したすべての要約に「引用元の番号」が付与されている点です。これをクリックするだけで、AIがどの発言を元にその判断を下したのかを、自分の目で確かめることができます。
1. 回答内のインライン引用番号を押す
議事録の各文末にある、小さな[1]や[2]といった番号をタップしてください。画面の右側にソースの該当箇所が表示され、参照された発言がハイライトされます。
AIが発言を曲解していないか、文脈を読み違えていないかを、スクロールの手間なく確認できます。「AIが言っているから」という曖昧な根拠ではなく、「誰々さんがこう言ったから」という確かな事実として扱えます。
2. 実際の音声テキストと照らし合わせて確認する
文字起こしデータには、言い間違いや誤認識が含まれていることもあります。引用機能を使って原文を確認すれば、それが単なる誤字なのか、それとも重要な発言なのかを即座に判断できます。
「この箇所は文字起こしが間違っているので、正しくは〇〇という意味で修正して」とAIにフィードバックすることも可能です。AIと協力しながら、より精度の高い完成版を作り上げていきましょう。
3. 文脈の取り違えがないかダブルチェックする
AIが一部の発言を過大評価したり、逆に軽視したりしていないか、引用元をたどって全体像を把握します。特に微妙なニュアンスや皮肉が含まれる発言は、人間による確認が不可欠です。
引用機能を使いこなすことで、AIの利便性と、人間の判断による正確性を両立させられます。最後の一押しを人間が行うことで、公式な記録としてのクオリティが担保されます。
作成した議事録をドキュメントへ書き出す
完成した議事録は、ノートブックの中に閉じ込めておくのではなく、チームに共有できる形に整えましょう。NotebookLMには、AIとの対話結果を「メモ」として保存し、それをGoogleドキュメントとして書き出す機能が備わっています。
1. AIの回答をノートとして保存する
納得のいく議事録が生成されたら、回答の下にある「保存（ピン）」アイコンをクリックします。これにより、チャットの流れに埋もれることなく、ノートブックのメイン画面に固定されます。
保存したノートは、自分で文章を書き足したり、複数のノートを組み合わせて並び替えたりすることが可能です。複数の会議の要点を集めた「ハイライト版」を作るのも、ドラッグ操作だけで完結します。
2. Googleドキュメント形式で書き出しを行う
ノートを選択した状態で、エクスポート機能を使ってGoogleドキュメントに変換します。これにより、社内の共有フォルダに保存したり、PDFにして配布したりできるようになります。
- 保存したノートを選択する
- 画面上のメニューから「Googleドキュメントにエクスポート」を選ぶ
- 作成されたドキュメントを開いて、体裁を微調整する
フォントサイズやレイアウトを整えるだけで、そのまま正式な書類として提出できるレベルの仕上がりになります。
3. リンクを発行してチームメンバーと共有する
ノートブック自体をチームメンバーと共有することもできます。閲覧権限を付与すれば、他のメンバーもAIの引用機能を使って、過去の発言を自由に調べられるようになります。
情報の透明性が高まり、会議に出席できなかったメンバーも、AIに質問することで素早く状況をキャッチアップできます。全員が同じ「AIノート」を参照することで、チーム全体の情報格差がなくなります。
セキュリティを守りながら情報を扱うルール
社内の重要な会議内容を扱う際、プライバシーやセキュリティが気になるのは当然の反応です。Googleは、NotebookLMにアップロードされたデータが、公開されているAIモデルの学習に使われないことを明言しています。正しい設定とルールを理解して、安全にAIを活用しましょう。
| セキュリティ項目 | 内容と設定のポイント |
| 学習への利用 | アップロードしたソースは、Geminiなどの改善のためのトレーニングに使われません。 |
| アクセス制限 | ノートブックごとに共有設定が可能。Googleドライブと同じ権限管理ができます。 |
| データの消去 | ノートブックを削除すれば、読み込ませたソースデータもシステムから消去されます。 |
1. 学習に利用されないプライバシー設定を確認する
NotebookLMに入力したテキストやファイルの内容は、他の誰かの回答として流用されることはありません。これは、開発者向けのプライバシーポリシーで保証されている仕様です。
社外秘のプロジェクトや、顧客の機密情報を扱う場合でも、一般的なAIチャットツールよりも高い安全性が保たれています。安心して自社のコアな情報を読み込ませて、深い分析を任せることが可能です。
2. 共有権限を必要最小限の範囲に絞る
ノートブックを共有する際は、必要のない人まで招待しないように注意しましょう。「閲覧のみ」か「編集可能」かを、相手の役割に合わせて正しく設定してください。
- 共有ボタンを押して相手のメールアドレスを入れる
- 権限（閲覧者 / 編集者）を選択する
- 定期的に共有リストを見直し、不要なアクセス権を外す
3. 個人を特定する情報を伏せて読み込ませる
さらに万全を期すなら、文字起こしデータから個人名や電話番号を削除、あるいは伏字（〇〇様など）にしてから読み込ませるのが有効です。
特に個人のプライバシーに関わるデリケートな会議の場合、情報を匿名化することで、リスクを最小限に抑えられます。「万が一」を想定した運用の工夫が、信頼されるAI活用に繋がります。
NotebookLMを使いこなすための便利な3つの工夫
議事録作成をさらに一歩進めるための、テクニカルな活用術を紹介します。AIの「読み込み能力」を最大限に引き出すことで、あなたの仕事はさらにスマートになります。
1. 専門用語の辞書ファイルを一緒に読み込ませる
文字起こしアプリが専門用語を誤認識していても大丈夫です。正しい用語と説明を書いた「辞書ファイル」をソースとして追加しておけば、AIが文脈から正しい言葉に置き換えて議事録を作ります。
【専門用語リスト】
・ABCシステム：自社の基幹システムのこと
・XYZ社：今期の主要取引先
・Q3予算：第三四半期の事業予算
このようなファイルを一つ入れておくだけで、AIの理解力は飛躍的に向上します。
2. 過去の議事録と照らし合わせて進捗を見る
最新の会議録だけでなく、前回の議事録も一緒にソースとして選択してください。「前回のToDoが今回の会議でどう報告されたか」を、AIにチェックさせることができます。
「宿題が放置されていないか？」といった進捗管理をAIに任せることで、プロジェクトの停滞を防げます。AIがあなたの代わりに「リマインダー」の役割を果たしてくれます。
3. オーディオダイジェストで要点を聞き流す
NotebookLMには、資料の内容を2人のAIが対話形式で解説する音声化機能があります。作成した議事録を元に音声を生成すれば、移動中に耳で会議の要点をおさらいできます。
文字を読む時間がない忙しい上司に、音声ファイルを送って共有するといった使い方も喜ばれます。情報のインプット方法を多様にすることで、チーム全体の理解度が深まります。
まとめ：NotebookLMで会議の成果を最大化する
NotebookLMを活用すれば、会議の文字起こしデータを読み込ませるだけで、正確で分かりやすい議事録を数分で作成できます。引用機能によって根拠をいつでも確認できるため、AI特有の情報の不確かさを克服し、実務で使える質の高い記録を残せます。
まずは、Google Meetやスマホのレコーダーで作成したテキストファイルを、NotebookLMに放り込むことから始めてみてください。これまで苦痛だった議事録作成の時間が、新しいアイデアを練るためのクリエイティブな時間へと変わるはずです。
